Cómo cambiar de administrador de fincas
El cese del administrador se aprueba en Junta de Propietarios y no requiere esperar a que venza ningún contrato: el cargo dura un año salvo que los estatutos digan otra cosa, y la Junta puede removerlo antes. Lo que sí conviene es hacerlo en el orden correcto, porque el error más caro es cesar al anterior sin tener firmado el relevo.
Por Redacción de Buscar Administrador de Fincas
Qué dice la ley
El artículo 13.7 de la Ley 49/1960 de Propiedad Horizontal establece que los cargos se nombran por un año, salvo disposición distinta de los estatutos, y que podrán ser removidos por la Junta antes de la expiración del mandato.
El nombramiento y el cese se acuerdan por mayoría simple de los propietarios presentes y representados en la Junta, siempre que representen a su vez la mayoría de las cuotas de participación. No hace falta unanimidad ni mayoría cualificada.
Los cinco pasos, en este orden
- Revisa el contrato vigente. Comprueba la duración pactada, si hay cláusula de preaviso y si existe penalización por cese anticipado. La ley permite el cese, pero un contrato puede establecer una indemnización pactada.
- Selecciona dos o tres candidatos y pide presupuesto ANTES de convocar la Junta. Este es el paso que casi todo el mundo hace al revés. Llegar a la Junta con cifras concretas es lo que permite votar con criterio en lugar de aprobar un cambio en abstracto.
- Incluye el cese y el nuevo nombramiento como puntos expresos del orden del día. Si no figuran en la convocatoria, el acuerdo es impugnable. Redáctalos por separado: «Cese del administrador actual» y «Nombramiento de nuevo administrador».
- Aprueba el cambio en Junta y recógelo en el acta, con el nombre del nuevo administrador, sus datos y la fecha de efecto. Sin fecha de efecto explícita, el traspaso se alarga.
- Reclama por escrito el traspaso de la documentación al administrador saliente: libro de actas, cuentas, contratos de proveedores, pólizas y saldo de la cuenta comunitaria.
El error más común y más caro
Cesar al administrador anterior sin tener firmado el relevo. Entre el acuerdo de la Junta y el traspaso efectivo de la documentación suelen pasar semanas. Si la comunidad se queda sin gestor en ese intervalo, nadie atiende una avería urgente, nadie gira los recibos del trimestre y nadie responde al vecino que necesita un certificado de deuda para vender su piso.
La forma de evitarlo es votar el cese y el nombramiento en la misma Junta, con fecha de efecto coordinada, y no cesar hasta tener el nuevo despacho comprometido por escrito.
Qué documentación hay que reclamar
Pídelo por escrito, con acuse de recibo, y con un plazo concreto. Esta es la lista mínima:
- Libro de actas y actas de las últimas juntas.
- Cuentas y justificantes de gasto del ejercicio en curso y del anterior.
- Saldo y titularidad de la cuenta bancaria de la comunidad, con los movimientos.
- Estado de deudas por propietario, con el detalle de las reclamaciones en curso.
- Contratos vigentes con proveedores: mantenimiento de ascensores, limpieza, jardinería, suministros.
- Pólizas de seguro y partes de siniestro abiertos.
- Documentación técnica del edificio: ITE o IEE, certificados y licencias.
Qué hacer si el saliente no entrega la documentación
Ocurre, y suele resolverse antes de llegar a nada formal. La secuencia razonable es: requerimiento por escrito con acuse de recibo y plazo; si no responde, burofax; y si tampoco, reclamación ante su colegio profesional si está colegiado, o acción judicial.
La documentación es de la comunidad, no del administrador. Custodiarla es una de sus funciones legales, y retenerla no le da ningún derecho, ni siquiera si hay facturas pendientes de cobro.
Cuándo conviene cambiar y cuándo no
Los motivos que suelen justificarlo son concretos y comprobables: descuadres en las cuentas, actas que no llegan o llegan mal, incidencias sin atender de forma reiterada, o falta de respuesta sistemática.
Lo que no suele salir bien es cambiar en mitad de una obra o de un procedimiento judicial contra un moroso. En esos casos el coste de la transición es alto y conviene esperar a que se cierre el asunto, salvo que el problema sea precisamente la gestión de ese asunto.
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Preguntas frecuentes sobre cómo cambiar de administrador de fincas
¿Se puede cambiar de administrador antes de que acabe el contrato?
Sí. El artículo 13.7 de la Ley de Propiedad Horizontal permite a la Junta remover los cargos antes de que expire el mandato. Otra cosa es que el contrato firmado establezca un preaviso o una indemnización pactada: eso hay que revisarlo antes, pero no impide el cese.
¿Qué mayoría hace falta para cambiar de administrador?
Mayoría simple de los propietarios presentes y representados en la Junta, que representen a su vez la mayoría de las cuotas de participación. No se exige unanimidad ni mayoría cualificada.
¿Hay que avisar al administrador antes de la Junta?
El cese debe figurar como punto expreso del orden del día de la convocatoria, y el administrador suele ser quien la envía, así que en la práctica se entera. Si el contrato fija un preaviso, hay que respetarlo o asumir la penalización pactada.
¿Cuánto tarda el traspaso de documentación?
Semanas, en el mejor de los casos. Por eso conviene votar el cese y el nombramiento en la misma Junta y fijar una fecha de efecto explícita en el acta: es lo que evita que la comunidad se quede sin gestor en el intervalo.
¿Puede el administrador negarse a entregar la documentación?
No. La documentación es propiedad de la comunidad y custodiarla es una de sus funciones legales según el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal. Retenerla no le da ningún derecho, tampoco si tiene facturas pendientes de cobro, que se reclaman por su cuenta.