Qué hace un administrador de fincas
Las funciones del administrador no son costumbre ni las fija cada despacho: están enumeradas en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal. Saber cuáles son sirve para dos cosas muy concretas: exigir lo que corresponde y detectar cuándo alguien se está atribuyendo decisiones que le tocan a la Junta.
Por Redacción de Buscar Administrador de Fincas
Las seis funciones que fija la ley
El artículo 20 de la Ley 49/1960 de Propiedad Horizontal las enumera. Son estas:
- Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer las advertencias y apercibimientos que procedan a los propietarios.
- Preparar con antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacerle frente. Es el presupuesto anual.
- Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones ordinarias y, en cuanto a las extraordinarias, adoptando las medidas urgentes y dando cuenta inmediata a la Junta o al presidente.
- Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes.
- Actuar como secretario de la Junta y custodiar la documentación de la comunidad, que debe estar a disposición de los propietarios.
- Todas las demás atribuciones que le confiera la Junta.
Qué puede decidir sin consultar a la Junta
Muy poco, y conviene tenerlo claro porque es donde surgen la mayoría de los conflictos. El administrador puede ordenar por su cuenta las reparaciones urgentes, dando cuenta después al presidente o a la Junta. Esa es la excepción que recoge el artículo 20.c.
Todo lo demás —obras no urgentes, cambios de proveedor con impacto en el presupuesto, derramas, acciones judiciales— requiere acuerdo de la Junta. Un administrador que contrata una obra de 20.000 euros sin acuerdo se está extralimitando, por muy razonable que sea la obra.
Qué documentación tiene que custodiar y enseñar
Como secretario, custodia la documentación de la comunidad y debe tenerla a disposición de los propietarios. En la práctica, cualquier propietario puede pedir:
- El libro de actas y las actas de las juntas.
- Las cuentas de la comunidad y los justificantes de gasto.
- El estado de deudas de los propietarios.
- Los contratos con proveedores vigentes.
- Las pólizas de seguro de la comunidad.
La ley obliga a conservar durante cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las juntas.
¿Es obligatorio que esté colegiado?
No. El artículo 13.6 de la Ley de Propiedad Horizontal permite que el cargo lo ejerza cualquier propietario, o bien una persona física con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida para ello. No exige colegiación.
Colegiarse aporta dos cosas concretas: seguro de responsabilidad civil obligatorio y sometimiento a un régimen disciplinario ante el que reclamar. Su ausencia no invalida el nombramiento acordado en Junta, pero sí conviene preguntar por la póliza de responsabilidad civil a cualquier candidato, colegiado o no.
El administrador y el presidente no son lo mismo
El presidente es siempre un propietario, se nombra por elección, sorteo o turno rotatorio, y ostenta la representación legal de la comunidad. Es un cargo obligatorio.
El administrador es un cargo de gestión que puede recaer en un propietario o en un profesional externo. Los cargos de secretario y administrador pueden acumularse en la misma persona, y de hecho es lo habitual cuando se contrata un despacho.
En comunidades pequeñas es frecuente que el presidente asuma también la administración. Es legal y funciona mientras no haya morosidad, obras ni conflictos.
Cuánto dura el cargo
Un año, salvo que los estatutos de la comunidad digan otra cosa, según el artículo 13.7 de la Ley de Propiedad Horizontal. Se renueva de forma tácita en la práctica totalidad de las comunidades, simplemente no cambiándolo.
Ese mismo artículo permite a la Junta removerlo antes de que expire el plazo. Es decir: no hace falta esperar a que venza nada para cambiar de administrador.
Encuentra un administrador para tu comunidad
Este directorio reúne 80 administradores de fincas de 6 provincias (Barcelona, Madrid, Segovia, Sevilla, Valencia y Zaragoza) con su dirección, teléfono y valoración de Google, fechada. Puedes buscar por provincia o filtrar por el servicio que necesita tu comunidad. Es gratis, no hay registro y el contacto es directo con el despacho: no intermediamos ni cobramos comisión. Cómo se construye todo esto está en la página de metodología.
Preguntas frecuentes sobre qué hace un administrador de fincas
¿Cuáles son las funciones de un administrador de fincas?
El artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal le atribuye seis: velar por el buen régimen del edificio, preparar el presupuesto anual y someterlo a la Junta, atender a la conservación disponiendo las reparaciones ordinarias y las urgentes, ejecutar los acuerdos de obras y hacer cobros y pagos, actuar como secretario custodiando la documentación, y las demás que le confiera la Junta.
¿Es obligatorio tener administrador de fincas?
No es obligatorio contratar un profesional externo. El artículo 13.6 de la Ley de Propiedad Horizontal permite que el cargo lo ejerza cualquier propietario, y en comunidades pequeñas es habitual que lo asuma el presidente. Lo que sí existe siempre es la función: alguien tiene que llevar las cuentas, convocar las juntas y custodiar la documentación.
¿Puede el administrador contratar una obra sin la Junta?
Solo si es urgente. El artículo 20.c le permite adoptar medidas urgentes de conservación dando cuenta inmediata al presidente o a la Junta. Las obras no urgentes requieren acuerdo previo de la Junta, sin excepción.
¿Tiene que estar colegiado el administrador de fincas?
No. La ley solo exige ser propietario o tener cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida. La colegiación aporta seguro de responsabilidad civil obligatorio y régimen disciplinario, pero su ausencia no invalida el nombramiento acordado en Junta.
¿Qué documentos puedo pedirle al administrador?
Como custodio de la documentación de la comunidad, debe tener a disposición de cualquier propietario el libro de actas, las cuentas y sus justificantes, el estado de deudas, los contratos con proveedores y las pólizas de seguro.